Fällige Gastzahlungen
Jede Zahlung, die ein Gast dir noch schuldet, steht in einer Liste, mit Frist, Mahnstufe und dem Satz, was der Mahnlauf als Nächstes tut.
Funktionen im Überblick
Fewo-Manager Funktionen: was die Software kann, mit Bildschirm.
Die All-in-One-Software für Ferienwohnungen: PMS, Channelmanager und Abrechnung laufen zusammen.
Mehr aus dem Alltag.
Angebot senden
Du siehst je Objekt den berechneten Preis für den Aufenthalt und passt ihn vor dem Senden an. Im PDF führt „Jetzt buchen“ auf dasselbe Objekt mit demselben Aufenthalt.
Gutscheine
Rabatt in Prozent oder als fester Betrag, mit Gültigkeit und Grenze für die Einlösungen. Die Liste zeigt je Code, wie oft er eingelöst wurde und ob er noch gilt.
Aktionen
Zeitlich begrenzte Sonderpreise wie Festpreis oder Ermäßigung. Eine Aktion vom Typ Lastminute senkt den Preis kurz vor der Anreise von selbst. Passen mehrere Aktionen auf einen Aufenthalt, wendet das System die günstigste für den Gast an.
Preisstaffelungen
Staffeln nach Alter, nach Nächten oder nach Personenzahl. Die Liste zeigt je Staffel die Stufen, den kleinsten und größten Betrag und die Saisons, in denen sie steht.
Kurtaxe
Das System ermittelt die Kurtaxe für jede Buchung und setzt sie auf die Gastrechnung. Du pflegst je Ort Zeiträume und Preise je Gastart, und die Liste nennt je Ort, was noch zu prüfen ist.
QR-Code auf Rechnungen
Bei einem offenen Betrag steht auf dem Beleg ein GiroCode zum Bezahlen mit der Banking-App. Du schaltest ihn je Rechnung ein oder aus.
Schadenmeldungen
Die Reinigungsfirma meldet Schäden mit Beschreibung, Schweregrad und bis zu sechs Fotos aus ihrer App. Die Meldung steht im Backoffice in der Liste, auf dem Dashboard und im Menü, und du bekommst eine Mail.
Zählerstände zur Freigabe
Die Reinigung trägt bei der Abreise die Zählerstände ein, auf Wunsch mit Foto. Du siehst Verbrauch und Betrag in einer Liste und übernimmst die unauffälligen Stände auf einmal.
Gästemappen
Die Gästemappe gibt es für jedes Objekt als QR-Blatt zum Aufstellen, mit WLAN-QR und Türcode erst kurz vor der Anreise.
Banking
Du liest den Kontoauszug ein, und jeder Zahlungseingang bekommt einen Vorschlag für die passende Rechnung. Du siehst, woran die Zuordnung erkannt wurde, und verbuchst die Treffer auf einmal.
Sprachen und Währungen
Alle Texte einer Tabelle stehen auf einer Seite, eine Spalte je Sprache. Buchungen und Belege führst du in EUR, USD, GBP und weiteren Währungen, mit dem Kurs des Belegs.
Rollen und Rechte
Es gibt sieben Rollen vom Administrator bis Nur lesen. Eine Person kann mehrere Rollen haben, je Bereich gilt die höchste Stufe. „Wer darf was?“ zeigt es dir als Übersicht.
Aufgabenlisten
Abreise-, Anreise- und Reinigungsliste zeigen den Tag auf einen Blick. Offene Punkte wie Zahlung und Verbrauch stehen in der Zeile, die Liste gibt es als CSV oder PDF und geht per Knopf an die Reinigung.
PMS und Buchungssystem
Eine Buchung vom Anruf bis zur Abreise.
Du siehst, wo sie steht und wer sie zuletzt geändert hat. Neben jeder Buchung steht der nächste Schritt.
- Anfrage, Reservierung, Anzahlung, Anreise und Abreise sind ein Ablauf mit Status und Historie.
- Storno, Umbuchung, Teilzahlung und Überzahlung gehören zum selben Ablauf.
- Die Reinigung bekommt eine eigene Liste mit Zeitfenstern.
- Die Buchungsliste hat vier Ansichten: Tagesgeschäft, Laufend, Archiv und Alle. Im Tagesgeschäft steht, was auf dich wartet. Abgereist und abgerechnet liegt im Archiv.
- Im Angebot legst du den Preis je Objekt fest, auch mit Nachlass oder Aufschlag in Prozent. Die Frist steht im PDF. Ist ein Angebot abgelaufen, verlängerst du die Gültigkeit mit einem neuen Datum.
- Der Belegungsplan filtert nach Personen. Buchungen aus dem Channelmanager haben eine eigene Farbe. Eine Zahlung erfasst du, ohne den Plan zu verlassen.
- Die Reinigungsfirma sagt zu oder ab und meldet Reinigungen als erledigt, Schäden mit Fotos. Bleibt eine Meldung aus, erinnert das System am Tag danach und nach drei Tagen.
Der nächste Schritt steht in der Zeile.
Channelmanager
Eine Belegung, viele Portale.
Die Portale bekommen Verfügbarkeit, Preise, Mindestaufenthalt und Sperrtage. Buchungen kommen zurück.
- Angebunden über DS Destination Solutions: Booking.com, Airbnb, Check24, FeWo-direkt / Vrbo und HomeToGo.
- iCal für Portale ohne eigene Schnittstelle.
- Der Abgleich läuft jede Minute und wiederholt sich bei Fehlern.
- Bei Preisen je Person und Nacht geht je Staffel der höchste Preis an die Portale.
Geld
Zahlungen: Eingang, Zuordnung, Auszahlung.
Du liest die Umsätze als Datei ein, das System ordnet sie nach Verwendungszweck zu und zeigt, was offen ist.
- Den Kontoauszug liest du als CSV oder CAMT ein.
- Die Kaution rechnest du in einem geführten Ablauf mit Vorschau und Bestätigung ab.
- Gäste zahlen per Stripe, PayPal oder epay, andere Anbieter sind möglich.
- Das System sortiert die Eingänge in Sicher, Prüfen und Kein Vorschlag. Sicher heißt: Die Nummer steht im Verwendungszweck, und der Betrag stimmt auf den Cent.
- Alle sicheren verbuchst du auf einmal, nachdem du die Liste gesehen hast.
Eine Zahlung erfasst du in einem Dialog: Betrag und Art sind vorbelegt, die Mail an den Gast ist ein Haken.
Storno
Wenn ein Gast storniert.
Der Zeitraum ist wieder frei. Wenn du neu vermietest, schlägt das System die neue Stornogebühr vor.
- Stornokosten, Gutschrift und Rückerstattung stehen mit den passenden Dokumenten bei der Buchung.
- Jedes Objekt kann eine eigene Stornostaffel haben. Eine Staffel gilt ausdrücklich als Standard. Eine Buchung behält die Staffel, die bei der Buchung galt, auch wenn du sie später änderst.
Lücken-Deal
Kurze Lücke, Rabatt.
Passt ein Aufenthalt genau in eine Lücke zwischen zwei Buchungen, rechnet das System den Rabatt ab, den du je Saison festlegst.
- Der Nachlass steht als eigene Preisposition in der Buchung.
- Der Zeitraum erscheint im Buchungs-Widget als Restplatz-Angebot.
Der Lücken-Deal greift auf deiner Webseite und in der Buchungsstrecke.
Mailvorlagen und Dokumente
Mails und PDFs mit deinem Logo.
Die Bestätigung ist eine Vorlage. Du ersetzt einen Satz.
- Jede Vorlage zeigt ihre Sprachen.
- AGB, Mietvertrag und Hausordnung hängt das System als PDF an die Mail an den Gast.
- Anreise-Infos vor der Anreise, Bewertungsanfrage nach der Abreise: zeitgesteuert, wenn du es einstellst.
- Die digitale Gästemappe hält WLAN, Hausinfos und Anreise für den Gast bereit.
- Bevor eine Mail rausgeht, siehst du sie so, wie der Empfänger sie liest. Den Text passt du für diesen einen Versand an. Die Vorlage bleibt, wie sie ist.
- Für eine einzelne Buchung stellst du die automatischen Mails an den Gast ab, zum Beispiel für den Stammgast. Mails, die nicht dringend sind, hältst du mit einer Ruhezeit zurück, die du selbst festlegst. Die Buchungsbestätigung geht immer sofort.
- Eine Seite zeigt, was das System von allein tut, nach Thema sortiert. Bei jeder Mail steht, ob sie rausging, und bei einer nicht versendeten der Grund; dann versuchst du es erneut.
- Logo, Größe, Akzentfarbe und Schrift stellst du einmal ein. Auf Wunsch übernehmen neue Rechnungen und Angebote als PDF dasselbe Aussehen.
- Eine angepasste Vorlage ersetzt nur die Teile, die du wählst. Alles andere kommt weiter vom Standard. Beim Speichern prüft das System die Vorlage.
Jede Vorlage zeigt ihre Sprachen. Eine Mail geht in der Sprache des Gasts raus.
Betreff und Nachricht übersetzt du je Sprache. Wo eine Übersetzung noch aussteht, steht Deutsch.
In der Buchung steht, welches Dokument noch fehlt. Ein Klick öffnet die Mail mit Vorlage, Sprache und Vorschau.
Logo, Farbe und Schrift stellst du einmal ein. Sie gelten für alle E-Mails.
Saisons
Preise je Saison, einmal gepflegt.
Du legst Saisons und Preise vorab fest. Die Summe in der Buchung kommt daraus.
- Saisonstaffel mit Mindest- und Höchstaufenthalt und Sperrtagen.
- Die Preise gehen an die angebundenen Portale und in die Buchungsstrecke.
- Für Monteurzimmer und Gruppenhäuser gibt es den Preis je Person und Nacht. Du legst eine Staffel nach Personenzahl an. Unter der Staffel steht an einem Beispiel, wie gerechnet wird.
- Saisons, Aufbettung, Leistungen und Regeln pflegst du als Tabelle direkt im Objekt. Überschneiden sich zwei Saisons, gilt je Nacht der höhere Preis, und die Zeile sagt es.
- Zum Jahreswechsel überträgt ein Assistent Saisonzeiten und Aufbettung ins nächste Jahr, auf Wunsch mit Aufschlag in Prozent. Vorher siehst du, was entsteht. Danach nimmst du den Lauf 30 Tage lang zurück, solange niemand die Zeilen von Hand geändert hat.
- Eine Frühbucher- oder Lastminute-Aktion bekommt ein Buchungsfenster: ab welchem Tag und bis zu welchem Tag sie buchbar ist.
Abrechnung
Rechnungen und Eigentümerabrechnung.
Anzahlung, Restzahlung oder alles auf einmal, je ein Knopf. Kurtaxe je Kommune, Steuer je Land.
- Gastrechnung, Gutschrift und Rechnungskorrektur.
- Eigentümerabrechnung mit Provision und Steuer, je Eigentümer ein PDF.
- Export für DATEV und Lexware.
- Mehrere Zahlungserinnerungen gehen in einem Vorgang raus. Du wählst die Zeilen und siehst jede Mail vorher. Jeder bekommt am Tag höchstens eine Erinnerung.
- Einleitung und Schluss schreibst du je Beleg selbst. Bankverbindung, Zahlungs-QR und Zahlungshinweis blendest du aus. Pflichtangaben bleiben immer stehen.
- Zu jeder Auslage fragt die Maske zuerst: Wer trägt die Kosten? Der Eigentümer, der Gast oder du selbst. Nur was der Eigentümer trägt, zieht die Eigentümerabrechnung von der Auszahlung ab.
- Abrechnungslisten gehen in einem Durchgang an die Eigentümer. Du siehst die Mail je Empfänger und passt sie an. Auf Wunsch geht eine Kopie an den Verwalter.
- Strom und Wasser trägt die Reinigung bei der Abreise ein, wenn am Objekt „Zählerstände meldet: Reinigung“ steht. Du gibst die Stände frei. Ein Stand unter dem letzten hält an und fragt nach dem Grund.
Statistik
Was lief im letzten Jahr?
Umsatz je Monat, Auslastung je Objekt, Anfragen je Kanal.
- Filter nach Jahr, Objekttyp und Kanal.
- Auslastung, Mietpreis je Nacht, Miete je verfügbare Nacht und Stornoquote stehen mit dem Vorjahr zum selben Stichtag da. Unter jeder Zahl steht der Rechenweg mit deinen Zahlen. Dazu kommen die durchschnittliche Aufenthaltsdauer in Nächten und die Vorlaufzeit in Tagen.
- Freie Strecken von 1 bis 6 Nächten zeigt die Statistik je Monat, getrennt in nicht buchbar und vermietbar, aber frei. Vom Eingang der Anfrage bis zur Anreise siehst du, wo Anfragen verloren gehen. Wiederbucher zählt sie als Zahl, ohne Namen.
Logins
Eigentümer, Gast, Reinigung: je ein Login.
Jeder sieht nur seine Seite.
- Du stellst ein, ob Eigentümer über Buchungsanfragen selbst entscheiden: gar nicht, per Link in der Mail oder zusätzlich im Login. Die Entscheidung hat eine Frist. Danach entscheidest du.
- Vertrag, Hausordnung, Versicherungsnachweis: Du lädst eine Unterlage einmal hoch. Der Eigentümer findet sie in seinem Login. Du siehst, wie viele Eigentümer sie geöffnet haben.
- Es gibt sieben Rollen: Administrator, Verwaltung, Buchungsbüro, Buchhaltung, Objekt- und Preispflege, Reinigung und Hausmeister, Nur lesen. Eine Person kann mehrere Rollen haben. Je Bereich gilt die höchste Stufe.
Für deine Gäste.
Alles, was der Gast sieht, steht in einem Portal und in der Unterkunftssuche.
- Ein Link, ein Portal. Übersicht, Zahlung, Gastdaten, Unterlagen, Gästemappe und Bewertung liegen hinter einem Link. Oben steht, was noch offen ist. Fehlen Angaben für den Meldeschein, nennt das Portal sie.
- Anmeldung per Link. Der Gast meldet sich per Link an, den er per Mail bekommt. Nach der Abreise bleibt das Portal lesend offen, standardmäßig 14 Tage. Du stellst die Dauer ein.
- Mitreisende. Mitreisende tragen ihre Angaben selbst ein. Der Gast erstellt je Person einen Link, der nur ihr Formular öffnet. Er kann ihn jederzeit sperren oder neu erstellen.
- Die versendete Fassung. Der Gast liest im Portal die Fassung, die du ihm geschickt hast. Änderst du danach den Preis, bleibt seine Fassung stehen, bis du die neue verschickst.
- Ansicht des Gastes. In der Buchung öffnest du das Gästeportal so, wie der Gast es sieht. Du brauchst weder sein Passwort noch seinen Link. Eingaben und Absenden bleiben beim Gast.
- Chat. Wenn du den Chat einschaltest: Schreibt ein Gast im Portal, steht in der Buchungsliste „Neue Nachricht vom Gast“. Antwortest du, bekommt der Gast eine Mail mit dem Link ins Portal. Der Text der Nachricht steht aus Datenschutzgründen nicht in der Mail.
- Gästemappe in mehreren Sprachen. Die Gästemappe gibt es in den Sprachen deines Betriebs. Wo eine Übersetzung noch aussteht, liest der Gast die Standardsprache. Ändert sich der deutsche Text, markiert die Übersicht die Übersetzung als veraltet.
- Bewertungen. Gibt ein Gast zwei Sterne oder weniger, fragt das Formular freiwillig nach: Was hätten wir besser machen können? Name und Datum einer Bewertung blendest du auf Wunsch aus.
- Karte in der Unterkunftssuche. Die Unterkunftssuche hat eine Karte in einem eigenen Fenster. Am Rechner stehen Filter, Treffer und Karte nebeneinander. Die Karte lädt erst, wenn der Besucher zugestimmt hat. Das gilt für die eigene Webseite, nicht für das Widget.
Gästemappe
Der Ordner vom Küchentisch, auf dem Handy.
WLAN, Anreise, Haustechnik, Müll, Notfallkontakte und Ausflugstipps stehen digital bereit. Der Gast öffnet die Mappe über einen Link oder scannt den QR-Code auf dem Aufsteller.
- Der WLAN-Block hat einen QR-Code zum Verbinden. Der Gast scannt ihn, und Handy oder Tablet bieten „Mit Netzwerk verbinden“ an, auf iPhone und Android.
- Den Türcode zeigt die persönliche Mappe erst kurz vor der Anreise, voreingestellt drei Tage vorher. Du stellst die Tage ein.
- Das QR-Blatt zum Aufstellen ist ein druckfertiges A4-Blatt je Objekt, in der Sprache deiner Wahl.
- Den Link zur Mappe setzt du mit einem Platzhalter in Mails und Dokumente. Die Mappe gibt es auch als PDF.
Die Liste der Gästemappen: eine Standardmappe für alle Mietobjekte, dazu Mappen für einzelne Objekte.
Webseite und Widget
Die Buchungsstrecke auf deiner Seite oder auf unserer.
Eine Standardwebseite ist im monatlichen Preis enthalten. Das Widget bindest du in jede bestehende Webseite ein, auch in WordPress, Joomla oder Jimdo.
- Promo-Codes für Direktbuchungen, Stammgäste oder Frühbucher.
- Buchungen in EUR, USD, GBP und weiteren Währungen.
- Vorlagen und Gästekommunikation in den Sprachen, die dein Betrieb im Backend einstellt.
- Alle Texte einer Tabelle stehen auf einer Seite, eine Spalte je Sprache. Wo ein Text noch aussteht, sieht der Gast den deutschen. Positionstexte der Buchung pflegst du je Sprache.
- Stehen deine AGB auf deiner Webseite, trägst du die Adresse einmal ein. Ein Platzhalter setzt sie in jede Mail und jedes Dokument. Ein zweiter gibt die Stornobedingungen aus, in der Fassung, die bei der Buchung galt.
Meldeschein, Kurtaxe, Versicherung: im Ablauf.
Pflichtprozesse und Partner stehen in der Buchung, nicht daneben.
Meldeschein
AVS, cardXperts und Feratel. Der Meldeschein ist Teil des Ablaufs. Eine Seite führt in fünf Schritten von den Zugangsdaten bis zu den Objekten. Die Verbindung testest du, ohne zu speichern, eine Anbindung pausierst du.
Kurtaxe
Je Kommune hinterlegt, in der Gastrechnung ausgewiesen und in der Abrechnung zugeordnet. Gäste einer befreiten Gruppe zahlen sie nicht.
Zugangssysteme
Zugangscodes je Buchung, angebunden an 2N und Nuki.
Reiseversicherung
ERGO bietet den Gästen die Versicherung beim Buchen an.
Zahlungsanbieter
Gäste zahlen per Stripe, PayPal oder epay, andere Anbieter sind möglich.
DATEV und Lexware
Der Steuerberater bekommt die Daten als Export.
Weitere Funktionen, kurz.
- REST-API. Eine dokumentierte JSON-API mit Token, getrennten Lese- und Schreibrechten und Domain-Freigabe. Das Buchungs-Widget gibt es zusätzlich zum Einbetten.
- Bewertungen. Die Bewertungsanfrage geht nach der Abreise raus, eingegangene Bewertungen stehen in einer Übersicht.
- Self-Check-in. Zugangscodes und Anreise-Infos je Buchung, optional mit Anreisefenster.
- Browser. Die Software läuft im Browser auf Mac, Windows, iPad und Smartphone. Du installierst nichts.
- Mehrere bearbeiten. Mehrere Objekte bearbeitest du in zwei Schritten: Felder wählen, Werte eintragen. Vorher siehst du, was sich ändert. Gespeichert wird alles oder nichts.
- Datensicherung. Das System sichert die Datenbank jede Nacht oder einmal pro Woche, wenn du es einstellst. Sicherungen lädst du herunter. Wiederherstellen fragt mit den Folgen nach und legt vorher eine Sicherung des jetzigen Stands an.
- Eigene Adresse. Du rufst das Backoffice unter deiner eigenen Adresse auf. Vier Schritte führen dorthin. Die Seite prüft den DNS-Eintrag und sagt, ob er stimmt, noch fehlt oder auf einen anderen Server zeigt.
- Protokoll. Das Protokoll zeigt Vorgänge statt Einzelzeilen, in Klartext: Buchung bearbeitet. Ein Vorgang klappt zum Zeitstrahl seiner Schritte auf. Du siehst, wer gehandelt hat.
- Karte der Unterkünfte. Die Unterkunftsliste hat eine Kartenansicht. Du filterst nach Ort, Typ, Eigentümer, Merkmalen und freiem Zeitraum.
- Buchhaltung. Fortlaufende Rechnungsnummern und Umsatzsteuer je Land, dazu der Export für DATEV und Lexware.
Außerdem.
- Anreise- und Abreiseliste. Zwei Tageslisten zeigen, wer kommt und wer geht, und was vor der Anreise noch offen ist.
- Reservierungsfrist. Schaltest du die automatische Frist ein, bekommt jede neue Reservierung eine. Ist schon Geld eingegangen, bleibt die Reservierung bestehen.
- Bericht am Anreisetag. Am Anreisetag kommt eine Mail mit den Buchungen, bei denen noch ein Betrag oder Gastdaten offen sind. Ist alles vollständig, bleibt dein Postfach ruhig.
- Wechseltage. Je Saison legst du fest, an welchen Wochentagen keine Anreise und an welchen keine Abreise möglich ist. Im Kalender des Gastes sind diese Tage gesperrt.
- Erinnerung an die Gastdaten. Vor der Anreise bekommt der Hauptgast eine Mail mit dem Link zum Formular für die Mitreisenden, voreingestellt 21 Tage vorher.
- Ausstattung. Du hakst Merkmale wie WLAN, Spülmaschine oder Sauna an, nach Kategorie gruppiert. Sie entscheiden mit, ob das Objekt in der Suche des Gastes auftaucht.
- Häuser. Mietobjekte am selben Gebäude fasst du zu einem Haus zusammen. Auf der Detailseite stehen die weiteren Objekte im Haus, und Listen lassen sich nach Haus filtern.
- Länder, Regionen und Orte. Du pflegst sie einmal. Sie sind die Grundlage der Ortssuche auf deiner Webseite und der Kurtaxe-Orte.
- Mögliche Dubletten. Gäste mit derselben E-Mail-Adresse oder demselben Namen an derselben Anschrift zeigt die Liste als mögliche Dublette. Gespeichert wird trotzdem.
Die Bilder zeigen das Demosystem mit Beispieldaten.